Die E-Rechnung kommt
WAS DAS FÜR SIE UND IHR UNTERNEHMEN BEDEUTET
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde im März 2024 die E-Rechnung im B2B Bereich eingeführt und die entsprechenden Änderungen insbesondere im Umsatzsteuergesetz beschlossen. Das bedeutet, dass zum 1. Januar 2025 der Vorrang der Papierrechnung entfallen wird und jedes Unternehmen E-Rechnungen auch ohne Zustimmung des Empfängers versenden kann. Dies führt dazu, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, aber auch die Verarbeitung und revisionssichere Archivierung sichergestellt werden müssen.
Nehmen Sie den „Bürokratieabbau“ in die eigenen Hände und stellen Sie bereits jetzt Ihre Prozesse auf digitale Belegflüsse um. So profitieren Sie unmittelbar von den mit der Einführung verbundenen Kosteneinsparungen und machen Ihre Prozesse rechtssicher. Keine Angst, wir stehen Ihnen dabei gerne unterstützend zur Seite! Wenden Sie sich hierzu gerne an Ihren persönlichen Ansprechpartner bei der DBB DATA.
Laden Sie sich auch gerne unser Mandantenmerkblatt zum Thema E-Rechnungen kostenfrei herunter: ZUM MANDANTENMERKBLATT
E-Rechnung vs. klassische Rechnung
WAS IST DER UNTERSCHIED?
Eine Rechnung, die als reines PDF-Dokument, ohne eingebettetes XML Dokument, per Mail versendet wird, entspricht somit nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 Euro brutto), Fahrausweise sowie Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Laden Sie sich gerne für weitere Informationen zum Thema Rechnungen unser Mandantenmerkblatt "Anforderungen an eine Rechnung" herunter.
Zeitplan zur Einführung der neuen E-Rechnung
REGELN, FRISTEN, ÜBERGANGSZEITEN
Je nach Unternehmensgröße bzw. Umsatzzahlen gelten verschiedene Übergangsfristen für die Pflichten zum Empfang und Versand der der neuen E-Rechnung.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Effizientere Arbeitsabläufe: Digitale Belege ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe und beschleunigen den Freigabeprozess von Eingangsrechnungen, selbst wenn Beteiligte an verschiedenen Orten sind.
- Beschleunigte interne Buchführung: Durch effiziente Workflows und den Wegfall manueller Eingaben, geht Ihnen die vorbereitende Buchführung in Ihrem Unternehmen leichter von der Hand.
- Niedrigere Kosten: Druck, Eintüten, Versenden, Öffnen der Rechnung und Abtippen der Informationen, z.B. für die Zahlung, entfallen. Daher sind digitale Rechnungen bis zu 60 Prozent günstiger als Papierrechnungen.
- Mehr Transparenz: Jederzeit verfügbare Belege in der Cloud vereinfachen die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter:innen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
- Optimiertes Cash-Management: Schneller zugestellte und bearbeitete Rechnungen ermöglichen
Ihnen die Nutzung von Skontoabzügen bei Lieferantenrechnungen sowie Ihrerseits beschleunigte
Zahlungseingänge Ihrer Kunden.
Einführung der E-Rechnung
Schritt 1: Prozessanalyse und -optimierung
In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, Ihre internen Abläufe zu überprüfen und ggf. Möglichkeiten zu identifizieren, wie Sie digitale Belegflüsse innerhalb Ihrer Prozesse integrieren können. Dies kann bspw. die Implementierung entsprechender Software-Lösungen sowie die Schulung betreffender Mitarbeiter:innen umfassen.
⇒ Sprechen Sie uns an, gerne beraten wir Sie bzgl. für Sie geeigneter Software Lösungen.
Schritt 2: E-Rechnungseingang umsetzen
Im nächsten Schritt geht es um die tatsächliche Umstellung Ihres Rechnungseingangs auf den E-Rechnungsprozess.
⇒ So bereiten Sie den E-Rechnungseingang vor:
- Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen unter einer Adresse gebündelt.
- Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten mit, dass sämtliche Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen.
- Sofern Sie viele Rechnungen aus Portalen abrufen, könnten automatisierte Services wie invoicefetcher oder getmyinvoices für Sie interessant sein.
- Leiten Sie diese Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen Online weiter, um den Anforderungen an Verarbeitung und Speicherung gerecht zu werden.
- Noch eingehende Papierrechnungen können Sie mit Hilfe entsprechender Scanlösungen ebenfalls an diese Adresse oder direkt an DATEV Unternehmen Online weiterleiten. ⇒ Sprechen Sie uns an, gerne beraten wir Sie zur technischen Umsetzung.
- So sammeln Sie alle eingehenden Rechnungen an einem zentralen Ort in der Cloud und der Papierkram hat ein Ende.
Schritt 3: E-Rechnungsausgang umsetzen
Nachdem Sie Ihren Posteingang erfolgreich für dem Empfang von E-Rechnungen vorbereitet haben, sorgen Sie im nächsten Schritt dafür, dass auch Sie Ihre Rechnungen an Kunden als E-Rechnung versenden können.
⇒ So bereiten Sie den E-Rechnungsausgang vor:
- Sofern Sie nur Papierrechnungen versenden und dies auch übergangsweise beibehalten wollen, müssen Sie nichts unternehmen. Wir empfehlen aber dennoch eindringlich die Umstellung auch um eine einheitliche Behandlung von Rechnungen sicherzustellen.
- Sofern Sie bereits Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden empfiehlt sich die vollständige Umstellung auf das neue ZUGFeRD Format. Dabei wird eine PDF-Rechnung inkl. eingebetteter XML-Datei gesendet. Dieses Format ist für Mensch und Maschine gleichermaßen geeignet. Sofern Sie für die Rechnungsschreibung ein Fakturaprogramm benutzen, erkundigen Sie sich bei dem Anbieter nach dem Stand der Umsetzung der E-Rechnung.
- Schreiben Sie Ihre Rechnungen aktuell noch mit einem Schreib- oder Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Word oder Excel) sprechen Sie uns gerne an. Es gibt einfache Lösungen, mit denen Sie E-Rechnungen rechtssicher erstellen, versenden und speichern können.
- Erkundigen Sie sich nach den korrekten E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang Ihrer Kunden und aktualisieren Sie diese in Ihren Systemen. In dem ein oder anderen Fall werden auch Stammdaten aktualisiert oder vervollständigt werden müssen, da diese für den sauberen Versand der strukturierten Daten essentiell sind.
- Informieren Sie Ihre Kunden im selben Schritt über den zukünftigen digitalen Versand Ihrer Ausgangsrechnungen und holen Sie für eine Nutzung vor dem 01.01.2025 deren Zustimmung hierzu ein.
Schritt 4: Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren
Der Umgang mit den neuen Prozessen sollte geschult und die E-Rechnungsprozesse transparent für alle Beteiligten dokumentiert werden, z. B. im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.
